Mensagem de confirmação de agendamento: 36 modelos para copiar no WhatsApp

Uma boa mensagem de confirmação de agendamento cabe em três linhas: quem está escrevendo, dia, horário e endereço, e um pedido de resposta em uma palavra. Por exemplo: "Oi, Ana! Aqui é a Carla, da Clínica Sorriso. Sua consulta está marcada para quinta-feira, 16/10, às 14h30, na Rua Augusta, 1200. Responda SIM para confirmar ou REMARCAR se precisar de outro horário."

Muita gente usa o mesmo texto para tudo, e aí a mensagem da véspera fica igual à da marcação e o cliente nem lê. Por isso separei 36 modelos por setor e por situação: o aviso logo depois de marcar, o pedido de confirmação, a resposta para quem quer remarcar ou cancelar e o segundo aviso para quem sumiu.

Modelos de mensagem de confirmação de agendamento para copiar

Troque o que está entre colchetes pelos seus dados, toque em "Copiar" e cole no WhatsApp. Os grupos do começo são por setor. Os do final servem para qualquer negócio, porque tratam da resposta do cliente e não do serviço.

Uso geral

Logo após agendar

Oi, [NOME]! Seu agendamento está confirmado para [DATA], às [HORÁRIO]. Endereço: [ENDEREÇO]. Se precisar remarcar, é só responder esta mensagem. Até lá!
Equipe [EMPRESA]

Logo após agendar, com detalhes

Olá, [NOME]. Seu horário está garantido.
Serviço: [SERVIÇO]
Data: [DATA]
Horário: [HORÁRIO]
Endereço: [ENDEREÇO]
Para remarcar ou cancelar, responda aqui ou ligue para [TELEFONE]. Obrigado pela preferência!
Equipe [EMPRESA]

Pedido de confirmação, 24 h antes

Oi, [NOME], tudo bem? Aqui é [SEU NOME], de [EMPRESA]. Passando para confirmar seu horário de amanhã, [DATA], às [HORÁRIO]. Responda SIM para confirmar, REMARCAR se precisar de outro horário ou CANCELAR se não puder vir.

Pedido de confirmação com números

Olá, [NOME]! Seu horário está marcado para [DATA], às [HORÁRIO]. Responde só com o número:
1 para confirmar
2 para remarcar
3 para cancelar
Equipe [EMPRESA]

No mesmo dia

Bom dia, [NOME]! Te esperamos hoje às [HORÁRIO]. Se surgiu algum imprevisto, avisa por aqui que a gente reorganiza a agenda.
Equipe [EMPRESA]

Clínicas e consultórios médicos

Consulta agendada

Olá, [NOME]. Sua consulta com [PROFISSIONAL] está agendada para [DATA], às [HORÁRIO]. Endereço: [ENDEREÇO]. Chegue 15 minutos antes e traga um documento com foto. Se precisar remarcar, é só responder esta mensagem.

Confirmação de consulta, 48 h antes

Olá, [NOME]! Aqui é a equipe de [EMPRESA]. Sua consulta com [PROFISSIONAL] em [DATA], às [HORÁRIO], está confirmada? Responda SIM para confirmar ou REMARCAR se precisar mudar o dia. Se não puder vir, avise com antecedência para liberarmos o horário para outro paciente.

Consulta pelo convênio

Olá, [NOME]. Confirmando sua consulta de [DATA], às [HORÁRIO], pelo convênio [CONVÊNIO]. No dia, traga a carteirinha do plano, um documento com foto e o pedido médico, se tiver. Responda SIM para confirmar.

Exame com preparo

Olá, [NOME]. Seu exame está marcado para [DATA], às [HORÁRIO]. Atenção: é preciso fazer jejum de [HORAS] horas. Pode confirmar respondendo SIM? Se precisar remarcar, responda REMARCAR que mandamos outros horários.

Dentistas

Consulta marcada

Oi, [NOME]! Sua consulta com [PROFISSIONAL] ficou marcada para [DATA], às [HORÁRIO]. Endereço do consultório: [ENDEREÇO]. Qualquer mudança, é só responder aqui.
Equipe [EMPRESA]

Pedido de confirmação

Oi, [NOME], tudo bem? Aqui é [SEU NOME], de [EMPRESA]. Confirmando sua consulta de amanhã, às [HORÁRIO], com [PROFISSIONAL]. Responda SIM para confirmar. Se não puder vir, responda REMARCAR e a gente encontra outro horário.

Procedimento longo

Oi, [NOME]. Seu procedimento de [PROCEDIMENTO] está marcado para [DATA], às [HORÁRIO], e dura cerca de [DURAÇÃO]. Como esse tempo fica separado só para você, pedimos que confirme com um SIM até [PRAZO].

Psicólogos e terapias

Primeira sessão

Olá, [NOME]. Nossa primeira sessão está confirmada para [DATA], às [HORÁRIO]. Endereço: [ENDEREÇO]. Se tiver qualquer dúvida antes, pode me escrever por aqui. Até lá.

Confirmação discreta

Olá, [NOME]. Confirmando nosso horário de [DATA], às [HORÁRIO]. Pode me responder SIM? Se precisar mudar, me avise por aqui.

Sessão online

Olá, [NOME]. Nossa sessão online de [DATA], às [HORÁRIO], está mantida? Responda SIM para confirmar e eu envio o link alguns minutos antes.

Salão de beleza e estética

Horário marcado

Oi, [NOME]! Seu horário está garantido: [SERVIÇO] com [PROFISSIONAL], [DATA], às [HORÁRIO]. Temos tolerância de [MINUTOS] minutos de atraso. Precisa remarcar? É só responder aqui.

Confirmação com sinal

Oi, [NOME]! Para garantir seu horário de [DATA], às [HORÁRIO], pedimos um sinal de [VALOR] via Pix, que é descontado no dia. Chave Pix: [CHAVE]. Assim que recebermos o comprovante, seu horário fica confirmado.

Véspera, com orientação

Oi, [NOME]! Amanhã, às [HORÁRIO], é o seu horário de [SERVIÇO]. Lembre de vir [ORIENTAÇÃO, por exemplo: sem maquiagem]. Confirma pra gente? Responda SIM ou REMARCAR.

Barbearia

Horário confirmado

Fala, [NOME]! Seu horário aqui na barbearia tá confirmado: [DATA], às [HORÁRIO], com [PROFISSIONAL]. Se não der pra vir, avisa aqui que a gente libera a cadeira.

Confirmação no dia

E aí, [NOME]! Hoje às [HORÁRIO] tem corte marcado aqui na barbearia. Tá de pé? Manda um SIM pra confirmar.

Fisioterapia, nutrição e personal trainer

Sessão de fisioterapia

Olá, [NOME]. Confirmando sua sessão de fisioterapia de [DATA], às [HORÁRIO]. Venha com roupa confortável. Responda SIM para confirmar. Se precisar de outro dia, responda REMARCAR para o seu tratamento não ficar parado.

Consulta com nutricionista

Oi, [NOME]! Sua consulta de nutrição está marcada para [DATA], às [HORÁRIO]. Se tiver exames de sangue recentes, traga no dia ou mande por aqui antes. Confirma com um SIM?

Treino com personal

Bora, [NOME]! Nosso treino de [DATA], às [HORÁRIO], está de pé? Responda SIM para confirmar. Se precisar trocar o dia, me avise até hoje à noite.

Pet shop, oficina e outros serviços

Banho e tosa

Oi, [NOME]! O banho e tosa de [NOME DO PET] está agendado para [DATA], às [HORÁRIO], aqui no pet shop. Responda SIM para confirmar. Se preferir outro dia, é só avisar.
Equipe [EMPRESA]

Oficina mecânica

Bom dia, [NOME]. Confirmando a entrada do seu [VEÍCULO] aqui na oficina em [DATA], às [HORÁRIO], para [SERVIÇO]. Endereço: [ENDEREÇO]. Responda SIM para confirmar ou REMARCAR se precisar de outra data.
[EMPRESA]

Visita técnica a domicílio

Olá, [NOME]. A visita do nosso técnico está marcada para [DATA], entre [HORÁRIO] e [HORÁRIO FINAL], no endereço [ENDEREÇO]. Vai ter alguém em casa para receber? Responda SIM para confirmar ou REMARCAR para escolher outro dia.

Quando o cliente confirma

Resposta curta

Perfeito, [NOME]! Seu horário de [DATA], às [HORÁRIO], está confirmado. Até lá!

Com orientações finais

Confirmado, [NOME]! Só lembrando: traga [DOCUMENTO OU MATERIAL] e chegue uns 10 minutos antes. Até amanhã!

Quando é preciso remarcar

Cliente pediu para remarcar

Sem problema, [NOME]. Para [SERVIÇO], tenho estas opções: [OPÇÃO 1] ou [OPÇÃO 2]. Qual fica melhor para você?

Remarcar pelo link

Claro, [NOME]! Para escolher um novo horário, é só acessar [LINK]. Lá aparecem os horários livres e você marca o que for melhor.

A empresa precisa remarcar

Olá, [NOME]. Tivemos um imprevisto e vamos precisar mudar seu horário de [DATA], às [HORÁRIO]. Desculpe o transtorno. Consigo te atender em [OPÇÃO 1] ou [OPÇÃO 2]. Qual fica melhor?

Novo horário confirmado

Pronto, [NOME]! Remarcamos para [NOVA DATA], às [NOVO HORÁRIO], e cancelamos o horário anterior. Até lá!

Quando o cliente cancela

Cancelamento recebido

Obrigado por avisar, [NOME]. Cancelamos seu horário de [DATA], às [HORÁRIO]. Quando quiser marcar de novo, é só chamar aqui. Se preferir, já tenho [OPÇÃO 1] ou [OPÇÃO 2] disponíveis.

Cancelamento em cima da hora

Tudo bem, [NOME], cancelamos seu horário de hoje. Como combinamos no agendamento, cancelamentos com menos de 24 horas de antecedência [CONDIÇÃO, por exemplo: não têm devolução do sinal]. Quer aproveitar e já deixar uma nova data marcada?

Quando o cliente não responde

Segundo aviso

Oi, [NOME]! Não vimos sua confirmação para [HOJE/AMANHÃ], às [HORÁRIO]. Tá tudo certo? Um SIM já resolve.

Último aviso antes de liberar

Olá, [NOME]. Como não recebemos sua confirmação, vamos segurar seu horário de [DATA], às [HORÁRIO], só até [PRAZO]. Depois disso, ele volta para a agenda. Se você vem, é só responder SIM.

Procura textos só para lembrar o paciente da consulta, sem pedir resposta? Eles estão no guia de mensagem de lembrete de consulta.

O que toda confirmação de agendamento precisa ter

O cliente precisa entender a mensagem só pela prévia da notificação, sem abrir a conversa. Antes de enviar, confira se o texto tem:

  • O nome do seu negócio. Muita gente não tem o seu número salvo, e um "Oi, tudo bem?" de número desconhecido fica para depois.
  • Dia da semana, data e horário. "Quinta-feira, 16/10, às 14h30" é bem mais difícil de confundir do que "dia 16".
  • O endereço completo, ou o link da chamada se o atendimento for online.
  • Um jeito fácil de remarcar ou cancelar. Quem não encontra esse caminho simplesmente não aparece. Com um cancelamento na véspera você ainda encaixa outra pessoa; com uma falta sem aviso, não.
  • Um pedido de resposta curto, como SIM, REMARCAR ou CANCELAR. Se você pergunta só "pode vir?", um "não" fica ambíguo: a pessoa quer cancelar ou trocar de horário?

A mensagem logo depois da marcação deixa o combinado por escrito. A confirmação de consulta na véspera pede uma resposta e mostra quem vai aparecer de verdade. As duas têm função, mas se for para escolher uma, fique com a da véspera.

Quando enviar a mensagem de confirmação

Para quem manda uma mensagem só, o pedido de confirmação 24 horas antes resolve a maior parte dos casos. Os outros momentos entram conforme o tipo de atendimento:

Logo após agendar

Registra o combinado por escrito. Se o cliente anotou o dia errado, percebe na hora.

48 horas antes

Vale para procedimento longo, exame com jejum e visita a domicílio. Sobra tempo para o cliente se preparar e para você repassar a vaga.

24 horas antes

O padrão. O cliente já sabe como vai ser o dia seguinte, e você ainda consegue preencher a vaga se ele desmarcar.

No dia, algumas horas antes

Segundo aviso para quem não respondeu, ou confirmação rápida para serviços curtos, como corte ou treino.

Mande em horário comercial, mais ou menos entre 8h e 20h. Mensagem de empresa às 23h incomoda, e quem se incomoda não responde.

O que fazer com cada resposta

  • Se o cliente confirmou, marque na agenda na hora e responda com uma frase curta. Se tem orientação importante, como jejum ou documento, repita ali.
  • Se pediu para remarcar, ofereça duas opções concretas. "Me diz quando você pode" costuma virar três dias de conversa. Outra saída é mandar o link da sua página de agendamento online.
  • Se cancelou, agradeça sem pedir explicação e libere o horário para quem estava esperando.
  • Se não respondeu, não trate o silêncio como cancelamento. Mande um segundo aviso curto no dia e decida antes o que fazer com os horários sem resposta.

Para enviar mais rápido à mão, salve os modelos como respostas rápidas no WhatsApp Business. Funciona, mas toma tempo: com vinte clientes por dia, enviar, ler e anotar cada resposta vira meia hora de trabalho que alguém esquece numa sexta corrida.

Confirmação de agendamento via WhatsApp no automático

Com a agenda cheia, o difícil não é escrever a mensagem, é lembrar de mandar todas, todo dia. O RecordarApp cuida dessa parte: envia lembretes automáticos pelo WhatsApp com pedido de confirmação e atualiza o status de cada agendamento conforme o cliente responde.

  1. Os agendamentos vêm do seu Google Agenda, são criados direto no app ou o próprio cliente marca na página de agendamento.
  2. Você escreve o texto uma vez, e o app preenche data, horário, local e assunto (o título do evento) em cada mensagem. Você escolhe quando ela sai, de algumas horas até 30 dias antes, e pode configurar mais de um lembrete por agendamento.
  3. A mensagem chega com os botões "Sim, confirmar" e "Cancelar". Quando o cliente toca em um deles, o status muda sozinho e ele recebe um agradecimento automático, que você pode personalizar. Se ele cancelar, você recebe um aviso por e-mail.
  4. No Google Agenda, o status aparece como um emoji no começo do título do evento. Você abre a agenda de manhã e já vê quem confirmou e quem cancelou, sem abrir conversa por conversa.

As mensagens saem do número verificado do RecordarApp na API oficial do WhatsApp Business, não do seu celular. Você não escaneia QR Code nem precisa deixar o telefone ligado. Se o horário mudar, um novo lembrete sai com a data atualizada. Toda mensagem termina com a linha "Mensagem automática enviada por recordarapp.com".

O texto automático muda um pouco em relação aos modelos acima. Não existe variável para o nome do cliente, e como os botões já vêm na mensagem, o texto não precisa explicar como responder. Ficaria mais ou menos assim:

Exemplo de texto para escrever uma vez no RecordarApp

Aqui é a equipe de [EMPRESA]. Lembrete do seu agendamento: [ASSUNTO], em [DATA], às [HORÁRIO]. Endereço: [LOCAL].

No app, [ASSUNTO], [DATA], [HORÁRIO] e [LOCAL] são variáveis: cada mensagem puxa esses dados do agendamento. O nome da empresa você digita direto no texto, uma vez só.

Dá para testar com os agendamentos reais da sua semana: o teste grátis de 14 dias não pede cartão de crédito.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre confirmação de agendamento e lembrete?

O lembrete só avisa que o horário está chegando. A confirmação pede uma resposta: o cliente diz se vem, se quer remarcar ou se vai cancelar. Na prática, a melhor mensagem junta as duas: lembra data, horário e endereço e termina pedindo SIM ou CANCELAR.

O que fazer quando o cliente não confirma?

Mande um segundo aviso curto e, se o atendimento for longo ou caro, ligue. Decida antes se os horários sem confirmação ficam mantidos ou são liberados depois de certo prazo, e conte essa regra ao cliente quando ele agendar.

Dá para automatizar a confirmação de agendamento pelo WhatsApp?

Sim. Com o RecordarApp, a mensagem sai sozinha antes de cada horário com os botões "Sim, confirmar" e "Cancelar", e o status do agendamento muda conforme a resposta do cliente. Você escreve o texto uma vez e escolhe quando ele sai.