Etiquetas en WhatsApp Business: cómo crearlas, ponerlas y organizar tus chats
¿Te pierdes entre los mensajes que llegan cada día a tu WhatsApp Business? Con las etiquetas de WhatsApp Business ordenas los chats por cliente, pedido o urgencia, y encuentras cada conversación sin recorrer toda la lista.
Cómo poner etiquetas en WhatsApp Business
WhatsApp está convirtiendo poco a poco las etiquetas en listas, así que en tu app puedes encontrar unas u otras. Los pasos cambian según lo que veas.
Si tu app muestra etiquetas
- Para crear una etiqueta, ve a la pestaña Chats, toca ⋮ (más opciones) > Etiquetar chat, escribe el nombre y guárdala. Puedes tener hasta 20.
- Para colocarla en un chat, mantén presionado el chat, toca el icono de etiqueta, marca las que quieras y toca Guardar. Un mismo chat puede llevar varias etiquetas.
- Para organizar tus chats con ellas, vuelve a Chats > ⋮ > Etiquetar chat y toca una etiqueta. Verás solo los chats que la llevan.
Si tu app muestra listas
- Para crear una lista, desliza hacia abajo en la pestaña Chats y toca + (a veces hay que deslizar entre las listas para encontrarlo). Escribe el nombre, toca Añadir personas o grupos, elige al menos un chat y confirma.
- Para añadir otro chat, mantenlo presionado, toca ⋮ > Añadir a la lista, elige la lista y toca OK.
- Para organizar tus chats, desliza hacia abajo en Chats y toca la lista. Junto a las tuyas aparecen las que vienen de serie: Todos, No leídos, Favoritos y Grupos.
También puedes crear una lista desde ⋮ > Ajustes > Listas > Nueva lista. En WhatsApp Business, la ruta suele ser Herramientas > Listas > Nueva lista. Estos pasos siguen lo que indica el centro de ayuda de WhatsApp para Android.
¿Qué son las etiquetas de WhatsApp Business?
Las etiquetas de WhatsApp Business son marcadores visuales que asignas a un chat completo. Funcionan como carpetas virtuales: agrupan conversaciones según criterios que tú decides, ya sea por tipo de cliente, estado del pedido, urgencia o cualquier otra categoría que necesites.
Cada etiqueta tiene un nombre y un color que la identifica. Puedes crear hasta 20 y poner varias en un mismo chat, así que tienes margen para organizar la información como mejor te funcione.
Si en tu app ya aparecen listas en lugar de etiquetas, la idea es la misma: agrupar chats para encontrarlos rápido. Las listas funcionan como filtros de la pestaña Chats.
Para qué Sirven las Etiquetas de WhatsApp Business
La función más evidente es organizar conversaciones para encontrarlas rápido. En lugar de deslizar por toda la lista de chats, filtras por etiqueta y accedes directamente a lo que buscas. Cuando manejas decenas o cientos de mensajes al día, esto ahorra mucho tiempo.
Pero las etiquetas también sirven para hacer seguimiento comercial. Puedes marcar en qué fase del proceso de venta está cada contacto —desde el primer mensaje hasta la entrega— y actuar en consecuencia. De un vistazo sabes quién necesita una respuesta, quién está pendiente de pago y quién ya cerró su compra.
Otra utilidad importante es la comunicación segmentada. Cuando necesitas enviar un mensaje a un grupo concreto de clientes (por ejemplo, todos los que compraron en la última semana), las etiquetas te permiten identificarlos al instante sin tener que buscar uno por uno.
También ayudan a priorizar la atención al cliente. Si clasificas las consultas por urgencia o tipo, tu equipo sabe qué responder primero y puede dar un servicio más ágil.
Beneficios de las Etiquetas de WhatsApp Business
El beneficio más directo es la velocidad de respuesta. Un negocio que tiene sus chats bien clasificados responde más rápido, y eso se nota: los clientes que esperan demasiado tienden a irse a la competencia.
Otro punto fuerte es la personalización. Puedes crear etiquetas como "cliente nuevo" o "cliente frecuente" y adaptar el trato en función de cada perfil. No es lo mismo responder a alguien que pregunta por primera vez que a alguien que lleva meses comprándote.
Para equipos que comparten la misma cuenta de WhatsApp Business, las etiquetas funcionan como un lenguaje común. Todos saben qué significa cada categoría, se evitan duplicaciones y ningún cliente queda sin respuesta.
También facilitan el análisis. Cuando tus conversaciones están organizadas, puedes detectar patrones: qué tipo de consulta se repite más, en qué punto del embudo se pierden más ventas, o qué segmento de clientes genera más ingresos.
Y, por supuesto, todo esto se traduce en mejores resultados. Una comunicación más ordenada y relevante aumenta las posibilidades de cerrar ventas y fidelizar clientes.
Casos de Uso de las Etiquetas de WhatsApp Business
Las etiquetas se adaptan a prácticamente cualquier tipo de negocio. Estos son algunos ejemplos concretos.
Gestión del Embudo de Ventas: Crea etiquetas para cada etapa del proceso comercial: "Prospecto", "Interesado", "Negociación", "Listo para comprar" y "Cliente". Así puedes ver de un vistazo en qué punto está cada contacto y aplicar la estrategia adecuada para avanzarlo a la siguiente fase.
Control de Pedidos y Entregas: Si tu negocio involucra envíos, organiza los chats según el estado del pedido: "Pedido recibido", "En preparación", "En camino" y "Entregado". Esto te permite mantener informados a tus clientes y detectar rápido cualquier incidencia.
Segmentación por Tipo de Cliente: Clasifica a tus contactos como "mayorista", "minorista", "corporativo" o "particular". Con esta segmentación puedes enviar promociones específicas y ajustar precios o descuentos según cada perfil.
Gestión de Eventos y Promociones: Cuando lanzas una campaña o un evento, puedes crear etiquetas como "Promoción verano", "Descuento primera compra" o "Invitado evento". Facilita el envío de recordatorios y actualizaciones a los participantes sin mezclarlos con el resto de chats.
Soporte y Servicio Postventa: Organiza las consultas de soporte con etiquetas como "Consulta técnica", "Reclamo", "Solicitud de información" o "Seguimiento postventa". Tu equipo puede repartirse el trabajo según el tipo de consulta y responder con más criterio.
Gestión por Urgencia: Usa los colores como código de prioridad. Rojo para "Urgente", amarillo para "Importante" y verde para "Puede esperar". Es un sistema visual que funciona especialmente bien cuando hay varias personas atendiendo los mensajes.
Cómo gestionar tus etiquetas en el día a día
Crear y colocar etiquetas es solo el principio. El tiempo lo ahorras cuando filtras por ellas y las mantienes al día.
Encontrar los chats de una etiqueta
En Chats, toca ⋮ > Etiquetar chat y elige una etiqueta para ver solo los chats que la llevan. Si quieres saber qué etiquetas tiene un cliente concreto, toca su foto de perfil.
Editar, cambiar el color o eliminar una etiqueta
Ve a Chats > ⋮ > Etiquetas y toca la etiqueta. Desde ahí puedes cambiarle el nombre con Editar etiqueta, darle otro color con Seleccionar color o borrarla con Eliminar etiqueta.
Enviar un mensaje a los clientes de una etiqueta
Toca la etiqueta y luego ⋮ > Enviar mensaje a clientes. El mensaje llega solo a clientes individuales, nunca a grupos, y WhatsApp presenta esta opción dentro de sus mensajes de marketing. Resérvala para avisos o promociones que de verdad le sirvan a ese grupo de clientes. El centro de ayuda la describe para las etiquetas; en las listas no la menciona.
Si tu app ya usa listas
Para cambiar el nombre de una lista o añadir y quitar chats, mantén presionada la lista y toca Editar. Para borrarla, mantenla presionada y toca Eliminar. Si quieres ver todas tus listas juntas, mantén presionado Todos y toca Administrar listas, o entra en ⋮ > Ajustes > Listas.
Buenas prácticas
Usa nombres claros y evita abreviaturas que puedan confundir. Si tienes etiquetas, asigna los colores con lógica: rojo para urgencias, verde para procesos completados, amarillo para pendientes. Empieza con pocas categorías bien definidas, que funcionan mejor que muchas a medio usar. Y acuerda con tu equipo qué etiqueta va en cada caso y cuándo hay que cambiarla.
Las etiquetas son especialmente útiles cuando las combinas con el catálogo de WhatsApp Business, ya que puedes clasificar conversaciones según los productos o servicios que interesan a cada cliente.
Si todavía atiendes a tus clientes desde la app normal, repasa las diferencias entre WhatsApp y WhatsApp Business antes de decidir con cuál trabajar.
Potencia tu gestión de WhatsApp Business
Las etiquetas de WhatsApp Business son una de esas funciones que, una vez que empiezas a usar bien, te preguntas cómo sobrevivías sin ellas. Permiten tener los chats organizados, responder más rápido, segmentar la comunicación y dar un trato más personalizado a cada cliente.
Tengas etiquetas o listas, la clave está en ser consistente: definir bien las categorías, capacitar al equipo y revisar el sistema de vez en cuando para ajustarlo según cambie el negocio.
Si quieres ir un paso más allá, considera integrar herramientas como RecordarApp, que te permite automatizar recordatorios de citas por WhatsApp y configurar respuestas automáticas y respuestas rápidas, complementando el trabajo que ya hacen las etiquetas.